HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen (2024)

Verknüpfen Sie Ihr Microsoft Teams-Konto mit HubSpot, um Ihren Kontakten Microsoft Teams-Meetinglinks zu senden und HubSpot-Benachrichtigungen in Microsoft Teams zu erhalten. Sobald Microsoft Teams mit HubSpot verknüpft ist, wird der HubSpot-Bot zu Ihrem Microsoft Teams-Konto hinzugefügt.

Wenn Sie Feedback zu dieser Integration haben, verwenden Sie dieses Formular, um Vorschläge, Wünsche oder Ideen zu übermitteln.

Bitte beachten:

Es kann nur eine Instanz von Microsoft Teams mit einem HubSpot-Account verknüpft werden.
Es ist nicht möglich, eine persönliche Version eines Microsoft Teams-Kontos mit HubSpot zu verknüpfen.
Es ist nicht möglich, denselben Microsoft Teams Account in verschiedenen HubSpot Rechenzentrenzu installieren.

Vor dem Start

Bevor Sie HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen, stellen Sie sicher, dass die HubSpot-App in Microsoft Teams nicht gesperrt ist und dass HubSpot auf der Zulassungsliste steht.

Gehen Sie zum Microsoft Teams-Verwaltungszentrum.
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Team-Apps> Apps verwalten.
Suchen Sie nach HubSpot.
Klicken Sie auf die HubSpot-App und setzen Sie den Status-Schalter auf Zugelassen.

HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen (1)

Klicken Sie anschließend in der linken Seitenleiste auf Berechtigungsrichtlinien.
Vergewissern Sie sich, dass die HubSpot-App gemäß der Berechtigungsrichtlinie Ihres Unternehmens zugelassen ist.

App-Anforderungen

Es gibt zwei Installationsarten für Microsoft Teams. Unabhängig davon, welche Installationsart Sie wählen, installieren Sie die Integration für alle Benutzer in Ihrem HubSpot-Portal.

Bitte beachten Sie: Sie müssen ein super admin sein oder App Marketplace Berechtigungen in Ihrem HubSpot Account haben. Sie müssen ein Global Admin für Microsoft Teams sein, um die Version für die vollständige Installation zu installieren.

Wenn Sie Ihr Microsoft Teams-Konto mit HubSpot verknüpfen, werden Sie aufgefordert, die folgenden App-Berechtigungen zu autorisieren.

Microsoft Teams-App installieren

Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol marketplace und wählen Sie dann App Marketplace aus.
Suchen Sie nach der Microsoft Teams-Integration und wählen Sie in den Ergebnissen Microsoft Teams aus.
Klicken Sie oben rechts auf App installieren.
Bevor Sie eine Installationsoption auswählen, sollten Sie sich die Unterschiede im Dialogfeld ansehen.
Wählen Sie die Option Vollständige Installation oder Eingeschränkte Installation und klicken Sie dann auf App installieren.

HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen (3)

Bitte beachten: Workflows sind nicht verfügbar, wenn Sie die eingeschränkte Installation wählen.

Sie werden aufgefordert, sich bei Ihrem Microsoft Teams-Konto anzumelden. Geben Sie Ihre Microsoft Teams-Anmeldedaten ein.

Wenn Sie die Option Eingeschränkte Installation gewählt haben, werden Sie zu den Einstellungen für die mit Microsoft Teams verknüpfte App weitergeleitet und können die App mit HubSpot nutzen. Um zu ändern, welches Microsoft Teams-Benutzerkonto mit Ihrem HubSpot-Benutzer verknüpft ist, klicken Sie auf die Registerkarte Benutzerkonto und dann auf das Dropdown-Menü Verknüpftes Konto bearbeiten.

Wenn Sie Vollständige Installation ausgewählt haben, überprüfen Sie die erforderlichen Berechtigungen und klicken Sie dann auf Zulassen. Sie werden zu den Einstellungen der mit Microsoft Teams verknüpften App weitergeleitet, wo Sie die Verknüpfung von Teams mit HubSpot und die Einrichtung Ihres Benutzerkontos abschließen können.

Um Teams für die Synchronisierung mit HubSpot auszuwählen, klicken Sie auf die Registerkarte Verknüpfte Teams.
Um ein bestimmtes Team mit HubSpot zu verknüpfen, klicken Sie neben dem Teamnamen auf den Schalter Verknüpfen.

HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen (5)

Wenn Sie der Benutzer sind, der die Integration installiert hat, können Sie die Teams einschränken, die HubSpot-Benutzer anzeigen können, indem Sie das Kontrollkästchen Anzeigen aktivieren. Damit alle Benutzer neu erstellte Teams standardmäßig sehen können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Sichtbarkeit für neu erstellte Teams standardmäßig aktivieren.

Ordnen Sie Ihren HubSpot-Benutzer Ihrem Microsoft Teams-Benutzer zu

Um Ihr Microsoft Teams-Benutzerkonto Ihrem HubSpot-Benutzerkonto zuzuordnen, klicken Sie auf die Registerkarte Benutzerkonto . Sie müssen diesen Schritt ausführen, um Microsoft Teams-Meetinglinks zu Ihren HubSpot-Meetinglinks hinzuzufügen, HubSpot-Benachrichtigungen in Microsoft Teams zu erhalten und benutzerdefinierte Workflow-Aktionen für Teams zu erstellen. Benutzer können den Bot entweder manuell installieren (von Microsoft Teams aus) oder ihr verknüpftes Konto in HubSpot aktualisieren, um den HubSpot-Bot automatisch zu installieren.

Bitte beachten Sie: Jeder Benutzer muss die folgenden Schritte ausführen, um sein Microsoft Teams-Benutzerkonto mit seinem HubSpot-Benutzer-Account zu verknüpfen.

- Klicken Sie auf Konto verknüpfen.
- Geben Sie im rechten Bereich im Feld Microsoft Teams-Konto Ihre Microsoft Teams-E-Mail-Adresse ein und klicken Sie dann auf Verknüpftes Konto aktualisieren.
- Es wird eine Bestätigungsnachricht an Ihr Microsoft Teams-Konto gesendet. Navigieren Sie zu Microsoft Teams, suchen Sie die Nachricht von HubSpot und klicken Sie dann auf Verifizieren.
- Sobald Ihr Konto verifiziert wurde, erhalten Sie eine Willkommensnachricht von HubSpot in Ihrem Microsoft Teams-Konto, und Sie können die Integration nutzen.

Wenn Sie versuchen, Ihren Microsoft Teams-Benutzer mit HubSpot zu verknüpfen, kann der folgende Fehler auftreten:

Beim Aktualisieren des verknüpften Microsoft Teams-Kontos ist ein Fehler aufgetreten.

So können Sie diesen Fehler beheben:

Stellen Sie sicher, dass die HubSpot-App in Microsoft Teams nicht blockiert ist.
- Gehen Sie zu Ihrem Microsoft Teams Admin Center.
- Klicken Sie im linken Bereich auf Team-Apps > Apps verwalten.
- Suchen Sie nach HubSpot.
- Prüfen Sie, ob der Status Zulässig lautet.

- Navigieren Sie zurück zu Microsoft Teams.
- Klicken Sie unten links auf Apps.
- Suchen Sie nach HubSpot und klicken Sie auf die App.
- Klicken Sie auf Hinzufügen, um die HubSpot-App manuell zu Ihrem Microsoft Teams-Konto hinzuzufügen.

Microsoft Teams-Meetinglinks zu Ihren Meetings hinzufügen

Sie können Microsoft Teams-Meetinglinks hinzufügen, wenn Sie ein Meeting im CRM vereinbaren oder das Meeting-Tool verwenden.Meeting-Links werden in der Standardsprache erstellt, die in Ihrem HubSpot Accounteingestellt ist.

HubSpot-Aktivitätsbenachrichtigungen in Microsoft Teams erhalten

Sobald Sie die Microsoft Teams-App mit HubSpot verknüpft und Ihr Benutzerkonto verknüpft haben, werden die folgenden HubSpot-Benachrichtigungstypen standardmäßig an den HubSpot-Bot in Microsoft Teams gesendet:

Zuweisen
Kommentieren
Folgen
Erwähnung
Überfällig
Erinnerung
Antworten
Einsendung
Anzeigen (d.h. Dokumentansicht)

Bitte beachten:

Nachdem Sie eines Ihrer Teams mit HubSpot verknüpft haben, erhalten alle Benutzer, die Teil des Teams sind, Benachrichtigungen in Microsoft Teams.
Die Benachrichtigungen können sich um bis zu 5 Minuten verzögern.

So deaktivieren Sie die Übermittlung aller Benachrichtigungen, eines Benachrichtigungstyps oder von bestimmten Benachrichtigungen an Microsoft Teams:

Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zuBenachrichtigungen.
Klicken Sie auf die RegisterkarteSonstige Apps.
Um alle HubSpot-Benachrichtigungen in Microsoft Teams zu deaktivieren, klicken Sie auf den Microsoft Teams-Schalter, um ihn zu deaktivieren.

Um bestimmte Benachrichtigungstypen zu deaktivieren, klicken Sie im Abschnitt Über was Sie benachrichtigt werden auf das Benachrichtigungsthema, um es zu erweitern, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Benachrichtigungen, die Sie nicht erhalten möchten.

HubSpot-Unternehmen und -Deals zu Microsoft Teams-Kanälen zuordnen

So verknüpfen Sie einen Unternehmens- oder Deal-Datensatz mit einem Microsoft Teams-Kanal:

Gehen Sie zu Ihren Unternehmens- oder Deal-Datensätzen:
- Unternehmen: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte>Unternehmen.
- Deals:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales>Deals.
Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf derMicrosoft Teams-Karte aufMicrosoft Teams-Kanal zuordnen.
Klicken Sie im Pop-up-Feld auf das Dropdown-MenüTeam auswählen und wählen Sie einTeam aus, das Sie dem HubSpot-Datensatz zuordnen möchten
- Klicken Sie auf das Dropdown-MenüChannel auswählen und wählen Sie einen vorhandenen Microsoft Teams-Channel aus, der mit dem HubSpot-Datensatz verknüpft werden soll, oder klicken Sie aufNeuen MS Teams-Channel erstellen, um einen neuen Channel zu erstellen.

- Aktivieren Sie die KontrollkästchenAktivitätstypen, um diese Benachrichtigungen mit dem Microsoft Teams-Kanal zu synchronisieren. Sie können Notizen, Aufrufe, E-Mails, Aufgaben und Besprechungen synchronisieren.
Klicken Sie auf Kanal zuordnen.

Sobald die Verknüpfung erstellt ist, erhalten Sie relevante Aktivitätsbenachrichtigungen für den verknüpften Microsoft Teams-Kanal. Sie können mehrere Datensätze mit einem Kanal verknüpfen.

Microsoft Teams Workflow-Aktionen verwenden (nur Professional und Enterprise)

Sobald Sie Microsoft Teams mit HubSpot verknüpft haben, können Sie die folgenden Workflow-Aktionen verwenden:

Microsoft Teams-Kanal erstellen: Erstellen Sie einen neuen Microsoft Teams-Kanal in einem unternehmens- oder dealbasierten Workflow.
Microsoft Teams-Benachrichtigungen senden: Senden Sie eine Benachrichtigung an einen zuständigen HubSpot-Mitarbeiter und einen Teams-Kanal. Verfügbar in allen Workflow-Typen mit Ausnahme von Workflows, die auf benutzerdefinierten Objekten und Zielen basieren.

Bitte beachten: Es ist nicht möglich, Benachrichtigungen an private Kanäle in Microsoft Teams zu senden.

So verwenden Sie Microsoft Teams-Workflow-Aktionen:

Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierung > Workflows.
Klicken Sie auf denNamen Ihres Workflows.
Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+).
Wählen Sie im rechten Bereich eine Microsoft Teams-Aktion aus:
- Um einen Kanal zu erstellen, wählen Sie Microsoft Teams-Kanal erstellen aus.
  - Um das Team auszuwählen, in dem Sie den Kanal erstellen möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Team.
  - Geben Sie den Namen des Kanals im Feld Kanal ein.
  - Um die Datenschutzeinstellungen für den Kanal auszuwählen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Datenschutz.
  - Klicken Sie aufSpeichern.

HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen (15)

- Um Benachrichtigungen zu senden, wählen Sie Microsoft Teams-Benachrichtigungen senden aus.
  - Um die Benutzer auszuwählen, an die die Benachrichtigung gesendet werden soll, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Benutzer.
  - Um auszuwählen, an welches Team die Benachrichtigung gesendet werden soll, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Team.
  - Um auszuwählen, an welchen Kanal die Benachrichtigung gesendet werden soll, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Kanal.
  - Geben Sie die Nachricht im Feld Nachricht ein.
    - Sie können die Nachricht formatieren, indem Sie Sternchen für fett hervorgehobenen Text, Unterstriche für kursiven Text und die Return-Taste für eine neue Zeile verwenden.
    - Um jemanden in der Benachrichtigung zu markieren, geben Sie @ gefolgt von dessen Microsoft Teams E-Mail-Adresse ein.
    - Um einen Hyperlink in die Benachrichtigung einzufügen, setzen Sie den Text des Hyperlinks in eckige Klammern, gefolgt von der URL in Klammern. Zum Beispiel [HubSpot](www.hubspot.com).
  - Klicken Sie auf das Dropdown-MenüAktionen auswählen, die in die Nachricht aufgenommen werden sollen und wählen SieAktionen aus, die in der Benachrichtigung berücksichtigt werden sollen.
  - Klicken Sie aufSpeichern.

HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen (16)

Die Benachrichtigung wird an den in der Workflow-Aktion angegebenen Microsoft Teams-Kanal gesendet. Der Benutzer, der die Benachrichtigung erhält, kann auf eine der Aktionsschaltflächen klicken, um die Aktion auszuführen.

In Microsoft Teams auf HubSpot-Konversationen antworten

Bitte beachten: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie bei der Installation der Integration die Option Vollständige Installation gewählt haben.

Nachdem Sie HubSpot und Microsoft Teams miteinander verbunden haben, können Sie HubSpot Live-Chat, Facebook Messenger, WhatsApp, Formularübermittlungen, und Posteingangsnachrichten direkt in Microsoft Teams-Kanälen senden und empfangen. Dazu muss ein Benutzer mit Account Access oderSuper admin Berechtigungen das Team aktualisieren, um es in HubSpot Conversations zu verwenden. Jedes Team muss für diese Funktion hochgestuft werden.

So stufen Sie ein Microsoft-Team hoch:

Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Berichterstattung & Daten > Integrationen.
Suchen Sie nach der Microsoft Teams-Integration und wählen Sie in den Ergebnissen Microsoft Teams aus.
Klicken Sie auf der Registerkarte Verknüpfte Teams in der Spalte Bot-Upgrade neben dem Team, das Sie hochstufen möchten, auf Hochstufen. Sie werden dann zu Ihrem Microsoft Teams-Konto weitergeleitet.
In Ihrem Microsoft Teams-Konto wird ein Dialogfeld mit den HubSpot-Integrationsdetails angezeigt. Klicken Sie neben Öffnen auf das Pfeil-Symbol und wählen Sie Zu einem Team hinzufügen aus. Wählen Sie mithilfe des Dropdown-Menüs das Team aus, das Sie hochstufen möchten, und klicken Sie dann auf Bot einrichten.

HubSpot und Microsoft Teams verknüpfen (18)

Wenn das Team hochgestuft wurde, gehen Sie zurück zu HubSpot. Sie können nun das Team für die Verwendung im Konversationen-Postfach auswählen.

So wählen Sie das Team für die Verwendung im Konversationen-Postfach aus:

Klicken Sie auf der Microsoft Teams-Integrationsseite in HubSpot auf die Registerkarte Konversationen-Postfach, auf der alle Konversationen-Postfächer aufgelistet sind, die Sie in Ihrem HubSpot-Account erstellt haben.
Klicken Sie neben dem Konversationen-Postfach auf den An/Aus-Schalter, um ihn zu aktivieren und Nachrichten vom Konversationen-Postfach direkt in Microsoft Teams-Kanälen zu senden und zu empfangen.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Team, um das Team auszuwählen, das die Nachrichten erhalten soll.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Kanal, um den Microsoft Teams-Kanal auszuwählen, der eingehende Nachrichten empfangen soll.

Nach dem Verknüpfen des Postfachs werden Sie in Microsoft Teams automatisch benachrichtigt, wenn Sie eine neue Nachricht in Ihrem HubSpot-Konversationen-Postfach haben. Sie können auch direkt von Microsoft Teams aus antworten.